Winoffice Datenschutzerklärung

1 Grundsätze

Die Winoffice AG (nachstehend «Winoffice», «wir oder «uns» genannt) beschafft und bearbeitet Daten (auch Personendaten oder personenbezogene Daten), welche Sie oder andere Personen betreffen. Wir beschreiben in dieser Datenschutzerklärung, was wir mit Ihren Daten tun, wenn Sie unsere Software nutzen, unsere Dienstleistungen beziehen, mit uns in anderer Form vertraglich verbunden sind oder mit uns kommunizieren.

Wir können Sie über unsere Datenbearbeitungsaktivitäten auch im Rahmen von Vertragsbedingungen oder durch persönliche schriftliche Mitteilung informieren.

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Schweizer Datenschutzgesetzt (DSG) ausgelegt.

2 Verantwortlichkeit

Für die hier beschriebene Datenbearbeitung ist die Winoffice AG, 6331 Hünenberg verantwortlich. Für Ihre Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz sowie für die Ausübung Ihrer Rechte gemäss untenstehender Ziff. 9 erreichen Sie uns unter:

Winoffice AG
Datenschutzbeauftragter
Bösch 69
6331 Hünenberg
SCHWEIZ

datenschutz@winoffice.ch

3 Datenbearbeitung

Die folgenden Kategorien von Daten werden von uns bearbeitet:

3.1 Technische Daten

Wenn Sie unsere Website oder unsere anderen elektronischen Angebote verwenden, ermitteln wir die IP Adresse und weitere technische Daten Ihres Gerätes, um die Funktion und Sicherheit dieser Angebote zu gewährleisten. Um die Funktionalität bestimmter Angebote sicherzustellen, können wir Ihrem Gerät auch einen individuellen Code (z.B. in Form von Cookies) zuweisen. Diese technischen Daten erlauben keinen Rückschluss auf Ihre Identität und werden von uns zu keinem anderen Zweck, als dem hier beschriebenen verwendet.

3.2 Registrierungsdaten

Bestimmte unserer Dienstleistungen (zum Beispiel das Buchen von Serviceaufträgen oder die Nutzung unseres Kundendienstportals) können nur mit einem Benutzer Account genutzt werden. Zu den Daten, welche Sie uns zu diesem Zweck angeben, gehören Benutzername, Name, Firma, Email, Telefonnummer. Registrierungsdaten werden bei der Auflösung des Benutzerkontos gelöscht.

3.3 Inhaltsdaten

Bei der Nutzung unserer Softwareprodukte erfassen, importieren und bearbeiten Sie Finanzdaten, Personaldaten, Kundendaten, Projektdaten, Kommunikationsdaten (Emails und sonstige Korrespondenz) über Ihre Tätigkeit, Ihre Mitarbeitenden und Geschäftspartner. Wir nehmen keine Einsicht in diese Daten, ausser eine Einsicht ist für die Erbringung unserer Serviceleistungen oder im Störfall notwendig. In diesen Fällen stimmen Sie der Einsicht mit Inanspruchnahme unseres Supports zu. Wir speichern Ihre Inhaltsdaten und ermöglichen Ihnen deren Nutzung im Rahmen der separaten Auftragsbearbeitungsvereinbarung (ABV).

Mit der Erteilung eines Zugangs zu Daten anderer Personen oder durch Übermittlung solcher Daten an uns bestätigen Sie uns gegenüber, dass Sie dazu befugt sind und dass diese Daten korrekt sind.

Wir bewahren Ihre Inhaltsdaten während der Vertragslaufzeit auf und löschen sie am nächsten Arbeitstag nach Vertragsende. An uns zu bestimmten Zwecken (zum Beispiel für die Durchführung von Datenimporten oder zu Analysezwecken) übermittelte Daten anderer Personen löschen wir nach deren Zweckerfüllung, bzw. nach Ablauf einer für unsere Qualitätssicherung angemessenen Dauer.

3.4 Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns per Briefpost oder über sonstige Kommunikationskanäle im Kontakt stehen, bearbeiten wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Daten einschliesslich Ihrer Kontaktdaten. Telefongespräche oder Videokonferenzen werden uns nur in seltenen Ausnahmen und zu ganz speziellen Zwecken aufgezeichnet. In diesen Fällen werden wir Sie vorgängig explizit darauf hinweisen.

3.5 Vertragsdaten

Im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung mit Ihnen bearbeiten wir Daten über Verträge, unsere Ihnen gegenüber erbrachte oder zu erbringende Support- und Projektleistungen, Gesprächsprotokolle, Verkaufsdokumente, Zahlungen, Mahnungen. Diese Daten bearbeiten wir von Ihnen und Ihren, in die Vertragsabwicklung involvierten Mitarbeitern sowie von Dritten, die unter Umständen zur Führung der Geschäftsbeziehung beigezogen werden.

Alle Vertragsdaten werden von uns während mindestens zehn Jahren aufbewahrt. Diese Frist kann länger sein, soweit dies zur Einhaltung gesetzlicher oder vertraglicher Vorgaben oder zur Beweisführung oder aus technischen Gründen notwendig ist.

4 Zweck der Datenbearbeitung

Die nachstehend aufgeführten Zwecke stellen unsere berechtigten Interessen dar, Ihre Daten zu bearbeiten.

4.1 Dokumentation Kommunikation

Wir bearbeiten Ihre Daten, um mit Ihnen kommunizieren zu können. Dies schliesst auch die Beantwortung von Produkt- und Leistungs-Anfragen, die Abwicklung von Projekten und Serviceaufträgen sowie die Kontaktaufnahme bei Rückfragen ein. Wir dokumentieren die Kommunikation mit Ihnen zum Zweck der internen Schulung, zur Qualitätssicherung sowie zur Auskunftsfähigkeit.

4.2 Dokumentation der Vertragsbeziehung

Wir bearbeiten Ihre Daten zum Zweck der Anbahnung, Aufnahme, Abwicklung und Verwaltung Ihrer Vertragsbeziehung mit uns. Dies schliesst alle Daten im Zusammenhang mit Softwareeinführungsprojekten, Individualsoftware Entwicklungsprojekten, Serviceaufträgen sowie aller bei uns abonnierten Leistungen ein.

4.3 Marketing und Beziehungspflege

Wir bearbeiten Ihre Daten zum Zweck der Information über Produktneuheiten und Angebote mittels elektronischer Newsletters oder via anderer Kanäle (Post, Telefon) sowie zum Zweck der Durchführung von Anlässen und Wettbewerben.

4.4 Risikomanagement und Compliance

Wir bearbeiten Personendaten zur Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden und interner Regularien. Zudem bearbeiten wir Daten auch zum Zweck des Risikomanagements.

5 Rechtsgrundlage

Wir stützen die Bearbeitung Ihrer Personendaten darauf, dass sie für die Anbahnung oder die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist oder dass wir im Zusammenhang mit der Verfolgung der in Ziff. 4 beschriebenen Zwecke ein berechtigtes Interesse daran haben.

Zu unseren berechtigten Interessen gehört neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auch die Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen, unser Marktverständnis laufend zu verbessern sowie unsere Organisation weiterzuentwickeln.

Falls erforderlich, können wir Ihre Daten auch im Falle von Auseinandersetzungen für Durchsetzung oder Abwehr von gerichtlich oder aussergerichtlich vorgebrachten Rechtsansprüchen bearbeiten.

Vor dem Versand von Newslettern oder Marketing Mailings werden wir Sie vorgängig um Ihre Einwilligung bitten, sofern Sie nicht bereits früher dem Empfang dieser Medien zugestimmt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch Mitteilung per Email oder durch Klick auf den Opt-Out Link in Newsletters mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch Ihren Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der Bearbeitung, welche bis zum Widerruf erfolgt ist, nicht berührt.

6 Datenbekanntgabe

Im Zusammenhang mit der Erfüllung unserer Verträge, mit der Entwicklung und Erbringung unserer Produkte und Leistungen, mit unseren rechtlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und in Ziff. 4 aufgeführten Zwecken können wir Ihre Personendaten auch an Dritte übermitteln.

Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte oder Behörden weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder dies zur Wahrung unserer Massnahmen erforderlich erscheint.

Im Zuge der Unternehmensentwicklung können wir Betriebsteile oder Vermögenswerte verkaufen oder erwerben oder Partnerschaften eingehen, was die Bekanntgabe von Daten an die Transaktionsbeteiligten Personen erfordert. Ihre Inhaltsdaten sind von einer solchen Bekanntgabe nicht betroffen.

7 Ort der Datenbearbeitung

Wir arbeiten bei der Erfüllung unserer Vertragsleistungen auch mit Dienstleistern und Partnerunternehmen zusammen (zum Beispiel für den Betrieb unserer Website oder für das Angebot von Web Chat und Terminbuchungsdiensten). Registrierungsdaten können somit sowohl in der Schweiz, in Europa oder in den USA gespeichert und bearbeitet werden. Inhalts- und Kommunikationsdaten werden in der Schweiz gespeichert und bearbeitet.

8 Dauer der Datenbearbeitung

Ihre Daten bearbeiten wir so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, unsere berechtigten Interessen erfordern oder so lange die Speicherung technisch notwendig ist.

9 Ausübung Ihrer Rechte

Im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung haben Sie in Abhängigkeit des anwendbaren Datenschutzrechtes folgende Rechte:

» Recht auf Auskunft, ob und welche Personendaten wir von Ihnen bearbeiten

» Recht auf Korrektur unrichtiger Personendaten

» Recht auf Löschung Ihrer Personendaten

» Recht auf Herausgabe von Personendaten in elektronischer Form

» Recht eine Einwilligung zur Datenbearbeitung zu widerrufen, sofern Sie zuvor eine Einwilligung dafür erteilt haben

Wenn Sie uns gegenüber Rechte im Zusammenhang mit dem Datenschutz ausüben möchten, wenden Sie sich bitte per Email an die in Ziff 2 genannte Adresse. Um Missbrauch zu vermeiden, werden wir Sie zur Bearbeitung Ihres Anliegens identifizieren müssen.

Die anwendbaren Datenschutzgesetze sehen Ausnahmen und Einschränkungen bezüglich Ihrer Rechte vor. Wir werden Sie informieren, falls derartige Ausnahmen und Einschränkungen (zum Beispiel aufgrund unserer Pflicht zur Vertragserfüllung oder eigener schützwürdiger Interessen oder von Gesetzes wegen) zutreffen.

10 Tracking

Wir setzen Techniken ein, die es uns und von uns beigezogenen Dritten erlaubt, Sie bei Ihrer Nutzung unserer Website wiedererkennen. Auch ohne Login sind die eingesetzten Techniken in der Lage, Sie bei jedem Seitenaufruf als individuellen Besucher zu erkennen, indem unser Server (oder der Server der von uns beigezogenen Dritten) Ihrem Gerät einen individuellen Code zuweist (Cookie).

Ihre Zugriffe auf bestimmte Inhalte unserer Website, kann somit von uns und von beigezogenen Dritten verfolgt und ausgewertet werden, ohne dass Sie dadurch identifiziert werden.

Weitere Informationen zu unserer Verwendung von Cookies auf unserer Website finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Neben den auf unserer Website eingesetzten Tracking Cookies setzen wir in unseren webbasierten Systemen auch sogenannt Technische Cookies ein, um Vorgänge zu ermöglichen, welche für die korrekte Funktion des jeweiligen Systems unbedingt erforderlich sind.

11 Geltung und Änderung

Die auf unserer Website publizierte Datenschutzerklärung ist die jeweils aktuelle Version.

Letzte Änderung: 16.09.2023