Rechtsgültige elektronische Signatur in Europa (eIDAS) und in der Schweiz (ZertES)

Die in Zusammenarbeit mit Swisscom entwickelte Lösung erlaubt das rechtsgültige elektronische Stempeln von PDF Dokumenten und Geschäftsbelegen (Verkaufsrechnungen, Lieferantenrechnungen sowie Spesen- und Fibu Belege). Eine nachträgliche Veränderung des gestempelten Dokuments ist ohne Bruch des Stempels nicht möglich. Mit dem Einsatz des Signing Service erfüllen Sie somit eine der Voraussetzungen für die volldigitale Verwaltung Ihrer Geschäftsbücher.

Weshalb braucht es elektronische Signaturen?

Alle Branchenverbände sowie auch die Behörden setzen heute auf die Vorteile der Digitalisierung. Zudem ist der Trend hin zu E-Rechnungen in Form von PDF Dokumenten ungebrochen. Das Volumen der per Post versandten Rechnungen nimmt drastisch ab, weil immer mehr Unternehmen die Vorteile des Ausstellens, des Versandes, des Empfangs, des Verbuchens, des Bezahlens sowie des Ablegens von PDF Rechnungen erkennen sowie konsequent umsetzen

Schliesslich ist die Art der Rechnungsstellung auch eine Frage der Nachhaltigkeit. Eine Studie von Carbon-Connect im Auftrag von SIX hat folgende Resultate ergeben: Für die Erstellung und Bezahlung einer Papierrechnung fallen zwischen 54.4 und 175.9 CO2-Äquivalente (g CO2-eq) an – abhängig davon, ob im E-Banking oder am Postschalter bezahlt wird. Demgegenüber fallen für die Erstellung und Bezahlung einer per Email empfangenen PDF Rechnung zwischen 17.4 und 138.9 CO2-Äquivalente (g CO2-eq) an. Bei ca. einer Milliarde Rechnungen, welche in der Schweiz jährlich ausgestellt werden, macht das einen gehörigen Unterschied. Die Details zu der genannten Studie können hier nachlesen werden.

Die elektronische Signatur bildet einen wichtigen Baustein im hin zu einer voll digitalisierten Verarbeitung und Ablage aller Geschäftsbücher.

Was bietet Winoffice Prime?

Winoffice fördert die Digitalisierung von KMU konsequent in allen Bereichen von Winoffice Prime. So ist es heute möglich, die gesamten Geschäftsdokumente rein elektronisch sicher und ohne Papierablage zu organisieren.

Die Verwendung des Swisscom Signing Service ist vollständig in Winoffice Prime integriert und erlaubt das einfache, automatisierte Zeitstempeln von ZUGFeRD Rechnungen. Die Lösung erfordert keine zusätzliche Hardware (USB Stick oder Chipkarte). Gleichzeitig kann der Signing Service dazu verwendet werden, jedes beliebige in Winoffice Prime gespeicherte PDF Dokument mit nur einem Mausklick digital vor Veränderungen zu schützen.

Wir empfehlen daher all unseren Kunden, Ihre Lieferanten konsequent um die Ausstellung und den Versand von PDF Rechnungen zu bitten. Unsere Erfahrungen zeigen, dass viele Lieferanten nur zu gerne auf diese Art der Rechnungsstellung umschwenken. Weitere Informationen zur gesamtheitlichen, digitalisierten Verwaltung Ihrer Geschäftsbücher finden Sie in unserem Whitepaper zu diesem Thema, welches Sie hier anfordern können. Sollten Sie weitere Fragen zu diesen Dokument oder allgemein zum Thema der Digitalisierung haben, beraten wir Sie gerne.