Wieso ZUGFeRD E-Rechnungen?

In der Schweiz werden pro Jahr rund 300 Mio. Rechnungen versandt, ungefähr die Hälfte davon zwischen Unternehmen. Rechnungen müssen erstellt, gedruckt, verpackt, versandt, in Empfang genommen, kontiert und bezahlt werden. Hier setzen E-Rechnungen an. Mit Ihrer Hilfe soll dieser Ablauf schlanker und automatisiert ablaufen. Bisherige E-Rechnungs Lösungen bieten kaum Automatisierungsmöglichkeiten für den Rechnungsaustausch zwischen KMU, denn sie müssen vom Empfänger weiterhin mühsam abgetippt und manuell kontiert werden. Andere E-Rechnungsfomate sind brachen- oder gar firmenspezifisch und daher nicht universell einsetzbar.

Hier setzt das ZUGFeRD Format an. Dieses aus Deutschland stammende E-Rechnungsformat ist branchenneutral und kann auch von Privatpersonen eingesetzt werden. Es erfordert keinerlei vorherige Absprachen zwischen Lieferant und Rechnungsempfänger. ZUGFeRD erhält international zunehmende Beachtung und wird auch bereits in der Schweiz eingesetzt. Wir sind überzeugt, dass ZUGFeRD eine ausgezeichnete, KMU-gerechte Grundlage dafür bietet, den gesamten Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Rechnungszahlung rationalisieren zu können. Deswegen setzen wir bei der Winoffice Prime Business Engine auf ZUGFeRD.

Was ist ZUGFeRD?

Hinter dem etwas merkwürdigen Akronym verbirgt sich der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Damit ist die Spezifikation eines Standards für das Format elektronischer Rechnungen gemeint.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form einer PDF Datei. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format. Diese werden der PDF Datei beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturieren Daten im XML-Format.

Das Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet und am 25. Juni 2014 in seiner finalen Version 1.0 veröffentlicht.

Wie ist ZUGFeRD in Winoffice Prime unterstützt?

Lieferanten erstellen mit nur einem Klick eine PDF Rechnung im ZUGFeRD Format. Diese wird direkt an eine Email Nachricht angehängt, korrekt adressiert und ein vordefinierter Text inkl. Anrede wird in das Email eingefügt. Sollten Sie sich dazu entscheiden, Ihre Rechnungen digital zu signieren, so wird gleichzeitig Ihre Signatur in die PDF Datei eingebettet. Der Versand einer rechtsgültig unterzeichneten Rechnung per Email ist damit im Handumdrehen erledigt und kostet keinen Rappen.

Wenn Sie eine ZUGFeRD Rechnung per Email empfangen, können Sie diese genau so einfach durch das Ausführen einer einzigen Aktion automatisch in eine Kreditorenrechnung überführen. Dabei werden alle im XML-Teil der ZUGFeRD Datei eingebetten Informationen wie die Adresse des Lieferanten, die Zahlungskonditionen, der Rechnungsbetrag und sogar die einzelnen Positionen gelesen, in der Kreditorenrechnung eingetragen und kontiert. Schliesslich wird auch die PDF Datei selbst automatisch an die Kreditorenrechnung angehängt und angezeigt. Und fertig ist die Kreditorenerfassung.

ZUGFeRD Rechnungen müssen nicht gedruckt und physisch abgelegt werden. Es besteht jedoch weiterhin die Pflicht zur Aufbewahrung und jederzeitigen Wiederherstellung während 10 Jahren. Neben der Ablage im Prime Portal selbst, welches durch Backups hinreichend vor Datenverlust geschützt werden kann, besteht als zusätzlicher Sicherheitsmechanismus die Möglichkeit, alle Verkaufs- und Einkaufsdokumente über eine spezielle Funktion aus dem Portal zu exportieren, auf einen externen Datenträger wie z.B. eine DVD zu brennen und an einem sicheren Ort aufzubewahren.