Geschäftsbücher vollständig digitalisieren
In vielen KMU werden die Buchhaltungsbelege immer noch in Papierform abgelegt und aufbewahrt. Zum Teil hat man sich wohl einfach an die Routine dieser Ablageform gewöhnt. Sicherlich hängt die nur zögerliche Umsetzung volldigitaler Geschäftsbücher auch mit Unsicherheiten bezüglich den einzuhaltenden Vorschriften und Standards zusammen.
Dabei liegen die Vorteile digitalisierter Geschäftsbücher auf der Hand:
Alle Belege sind jederzeit und schnell auffindbar. Zeitraubende Suchaktionen in Ordnerarchiven entfallen. Recherchen, Abstimmungen sowie Revisionen können effizienter und mit deutlichem Zeitgewinn erfolgen.
Für die Ablage und Archivierung der Geschäftsbücher werden keine Archivräume mit kostspieliger Infrastruktur (Ordnerregale, Klimatisierung, Brandschutz- und Zutrittskontrolle) benötigt.
Die Möglichkeit zum einfachen Anfertigen von Kopien der gesamten elektronischen Geschäftsbücher und zur Aufbewahrung dieser Kopien an verschiedenen Standorten schafft einen höheren Schutz vor Datenverlust, als dies bei einer Aufbewahrung in Papierform möglich wäre.
Der gesetzlich erforderlichen Nachprüfbarkeit durch eine lückenlose Prüfspur kann ohne Medienbrüche – ohne getrennte Ablage von Teilen der Geschäftsbücher in verschiedenen Formaten (elektronisch und auf Papier) - entsprochen werden. Dies erlaubt eine effizientere und reibungsärmere Prüfung.
Um die genannten Unsicherheiten abzubauen, haben wir ein White Paper zusammengestellt. In diesem vergleichen wir die relevanten gesetzlichen Bestimmungen sowie den «Schweizer Compliance Standard E-Rechnung» des Verbandes für Rechnungslegung und Controlling (veb) mit den Standardfunktionen von Winoffice Prime. Zudem enthält das Dokument konkrete Aktionsempfehlungen für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsbücher.